Ở xã Tân An Hội, ủy ban xã chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực một số hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản như nhà đất, và văn bản uỷ quyền không có thù lao. Tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng hợp đồng, giao dịch, di chúc, và cũng cấp bản sao chứng thực. Với hợp đồng nhà đất, bạn được chọn một trong hai; với các giao dịch giá trị lớn hoặc phức tạp, nhiều người chọn công chứng vì được soạn thảo, kiểm tra kỹ hơn.
Người dân trung tâm Củ Chi cũ dùng chứng thực rất thường xuyên: công nhân sao y giấy tờ nộp hồ sơ xin việc, phụ huynh sao giấy khai sinh cho con nhập học, người già uỷ quyền cho con cháu nhận lương hưu, làm giấy tờ đất. Bài giúp bạn phân biệt hai loại việc, chọn đúng nơi, chuẩn bị đúng giấy, và biết khi nào không cần chứng thực nữa. Lệ phí theo quy định hiện hành, niêm yết tại nơi làm.
Chứng thực và công chứng khác nhau ở đâu
Chứng thực bản sao là xác nhận bản sao đúng với bản chính. Chứng thực chữ ký là xác nhận chữ ký trên giấy tờ đúng là của người yêu cầu, người đó đã ký trước mặt người chứng thực. Chứng thực hợp đồng là xác nhận về thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi và chữ ký của các bên; người chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng như công chứng viên.
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên kiểm tra nội dung, đối chiếu giấy tờ, tra thông tin ngăn chặn giao dịch, giải thích quyền và nghĩa vụ cho các bên. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cao, những tình tiết trong đó không phải chứng minh lại, trừ khi bị toà tuyên vô hiệu.
Một khác biệt thực tế nữa là trách nhiệm khi có sai sót. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, chịu trách nhiệm bồi thường nếu lỗi của họ gây thiệt hại. Người chứng thực ở ủy ban chịu trách nhiệm trong phạm vi việc chứng thực, chủ yếu về chữ ký và thủ tục, không bảo đảm nội dung giao dịch.
Nói gọn, chứng thực nhẹ hơn, nhanh hơn, phù hợp với giấy tờ thông thường; công chứng chặt hơn, phù hợp với giao dịch giá trị lớn, nhiều rủi ro. Cả hai đều có cơ sở pháp lý rõ ràng; chọn cái nào tuỳ loại giấy và mức độ an toàn bạn cần.
Việc nào làm ở đâu
Bảng định hướng theo quy định hiện hành về chứng thực và công chứng. Một số việc có thể thay đổi theo văn bản mới; kiểm lại trước khi đi.
| Loại việc | Ủy ban xã Tân An Hội | Tổ chức hành nghề công chứng |
|---|---|---|
| Sao y bản chính giấy tờ tiếng Việt | Có | Có |
| Chứng thực chữ ký trên đơn, giấy cam kết | Có | Có thể, theo quy định |
| Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho đất | Có, với đất trên địa bàn | Có |
| Văn bản uỷ quyền không thù lao, không chuyển quyền tài sản | Có | Có |
| Hợp đồng uỷ quyền liên quan bất động sản, có thù lao | Tuỳ trường hợp | Có, thường chọn nơi này |
| Di chúc | Chứng thực di chúc được, theo quy định | Công chứng di chúc |
| Văn bản thoả thuận phân chia di sản | Có, với di sản trên địa bàn | Có |
Chứng thực bản sao giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, dịch thuật có chứng thực chữ ký người dịch có quy định riêng; hỏi trước để biết nơi nhận.
Sao y giấy tờ cho hồ sơ xin việc, nhập học: những điều nên biết
Công nhân đi xin việc ở các khu công nghiệp vùng Củ Chi, phụ huynh làm hồ sơ cho con vào lớp một, lớp sáu, thường được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực. Mang bản chính đến bộ phận chứng thực của ủy ban xã, cán bộ đối chiếu và đóng dấu bản sao. Không chứng thực bản sao từ một bản sao khác; phải có bản chính.
Một số giấy tờ không được chứng thực bản sao: bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, hư hỏng không đọc được; giấy tờ có nội dung trái pháp luật; giấy tờ đóng dấu mật. Giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp bị rách, nhoè chữ nên xin cấp lại bản sao trích lục hoặc bản sao từ sổ gốc thay vì cố chứng thực.
Nhiều nơi nay chấp nhận bản sao điện tử hoặc dữ liệu tra trên hệ thống. Thông tin cư trú, hộ tịch, căn cước đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ quan nhận hồ sơ có thể tự tra. Trước khi đi chứng thực cả chục bản, hãy hỏi nơi nhận hồ sơ xem họ có thật sự cần bản giấy không; bớt được tiền và thời gian.
Uỷ quyền: nhờ người khác làm thay đúng cách
Giấy uỷ quyền và hợp đồng uỷ quyền khác nhau. Giấy uỷ quyền là văn bản đơn phương, thường dùng cho việc đơn giản như nhận thay giấy tờ, nộp hồ sơ; chứng thực chữ ký ở xã là đủ. Hợp đồng uỷ quyền có sự đồng ý của cả hai bên, dùng cho việc phức tạp hơn như thay mặt bán nhà đất, thường làm ở nơi công chứng.
Ghi rõ phạm vi và thời hạn. Viết cụ thể việc gì, tài sản nào, đến khi nào. Uỷ quyền chung chung "toàn quyền quyết định mọi việc" dễ bị lạm dụng và nhiều nơi không chấp nhận.
Người uỷ quyền phải tỉnh táo, tự nguyện. Với cha mẹ già, người chứng thực hay công chứng viên sẽ kiểm tra năng lực nhận thức. Người không còn minh mẫn thì không uỷ quyền được; khi đó phải đi theo thủ tục giám hộ.
Một số việc không uỷ quyền được. Đăng ký kết hôn, cấp căn cước, lập di chúc là việc phải tự làm. Đừng mất công lập giấy uỷ quyền cho những việc này.
Người uỷ quyền đang ở xa. Con cháu ở tỉnh khác hay nước ngoài có thể ký giấy uỷ quyền tại nơi mình ở, chứng thực ở cơ quan nơi đó hoặc cơ quan đại diện Việt Nam, rồi gửi về cho người ở Tân An Hội làm thay.
Đi chứng thực ở xã: chuẩn bị gì để xong trong một buổi
Một buổi ở quầy chứng thực trôi chảy hay không phụ thuộc phần lớn vào việc bạn chuẩn bị.
- Xác định loại chứng thực: bản sao, chữ ký, hay hợp đồng. Mỗi loại có quầy hoặc trình tự riêng.
- Mang bản chính giấy tờ cần sao, kèm bản photo nếu nơi làm yêu cầu tự chuẩn bị bản chụp.
- Mang thẻ căn cước còn hạn của người yêu cầu. Chứng thực chữ ký, hợp đồng thì người ký phải có mặt, ký trước mặt người chứng thực.
- Với hợp đồng đất: mang bản gốc giấy chứng nhận, giấy tờ tình trạng hôn nhân, sự có mặt của vợ chồng nếu là tài sản chung.
- Đọc lại nội dung trước khi ký, nhất là tên, số giấy tờ, số thửa, diện tích. Sai sót phát hiện sau khi chứng thực phải làm lại.
- Nộp lệ phí theo niêm yết, nhận biên lai, nhận bản chứng thực.
Tránh đến vào sáng thứ hai và ngày đầu tháng, khi người làm hồ sơ xin việc, nhập học, nhận chế độ đông. Mùa tuyển sinh đầu cấp cũng là lúc quầy chứng thực chen chúc.
Di chúc và chia tài sản trong gia đình: nên chứng thực hay công chứng
Di chúc có thể lập bằng văn bản tự viết, có người làm chứng, có chứng thực hoặc công chứng. Di chúc có chứng thực, công chứng ít bị tranh cãi về tính xác thực hơn. Với tài sản là nhà đất ở trung tâm Củ Chi cũ hay đất vườn lớn ở Phước Hiệp, Tân An Hội cũ, gia đình có nhiều người con, việc lập di chúc rõ ràng có công chứng giúp tránh tranh chấp sau này.
Người lập di chúc phải minh mẫn, tự nguyện, và tự mình yêu cầu công chứng hoặc chứng thực. Con cháu không lập di chúc thay được. Nếu cha mẹ già yếu không đi được, công chứng viên có thể đến nhà theo yêu cầu, theo quy định về công chứng ngoài trụ sở.
Khi cha mẹ mất, văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản cũng được công chứng hoặc chứng thực. Nếu có người thừa kế không đồng ý, việc chứng thực, công chứng không làm được, và tranh chấp đưa ra hoà giải hoặc toà án giải quyết.
Chứng thực bản sao điện tử và chữ ký số: bớt dần giấy
Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đã được triển khai: bản chính giấy được số hoá, chứng thực điện tử, lưu trong kho dữ liệu, dùng cho thủ tục trực tuyến. Người dân nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công có thể dùng bản này thay vì đi photo, chứng thực bản giấy nhiều lần.
Chữ ký số cá nhân, tài khoản định danh điện tử mức 2 cũng đang thay dần một phần việc ký tay trước mặt cán bộ. Tuy vậy, với các giao dịch tài sản như mua bán đất, việc có mặt, ký trước người chứng thực hoặc công chứng viên vẫn là yêu cầu phổ biến.
Với người lớn tuổi trong xã, giấy vẫn là hình thức quen thuộc và được chấp nhận. Con cháu có thể giúp số hoá giấy tờ quan trọng như giấy chứng nhận đất, giấy khai sinh, giấy kết hôn, lưu trên ứng dụng chính thức, để khi cần làm thủ tục trực tuyến có ngay, đỡ phải đi xin bản sao.
Phòng chuyện giấy tờ giả, chữ ký giả trong giao dịch nhà đất
Giao dịch đất ở vùng ven đô như Tân An Hội sôi động hơn khi giá trị đất tăng, và đi kèm là những vụ dùng giấy tờ giả, người đóng thế chủ đất, hay giả chữ ký vợ hoặc chồng để bán tài sản chung. Đây là lý do nhiều người chọn công chứng cho giao dịch lớn: công chứng viên tra cứu thông tin ngăn chặn, đối chiếu giấy tờ và chịu trách nhiệm nghề nghiệp về tính hợp pháp của văn bản.
Dù chứng thực ở xã hay công chứng, người mua vẫn nên tự làm vài việc: gặp trực tiếp chủ đất, đối chiếu thẻ căn cước với người thật; xin thông tin thửa đất từ cơ quan đăng ký đất đai; hỏi hàng xóm, trưởng ấp về chủ thật của mảnh đất; không giao tiền mặt lớn trước khi ký hợp đồng có chứng nhận. Thanh toán qua ngân hàng để có dấu vết rõ ràng.
Nếu phát hiện có người dùng giấy tờ của mình để giao dịch trái phép, hoặc nghi ngờ thửa đất đang bị người khác mạo danh rao bán, hãy báo ngay cho công an, đồng thời đề nghị cơ quan đăng ký đất đai và các tổ chức công chứng lưu ý, ngăn chặn giao dịch theo thủ tục quy định.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực bản sao ở xã có giá trị như ở văn phòng công chứng không?
Có. Bản sao được chứng thực từ bản chính ở ủy ban xã hay ở tổ chức hành nghề công chứng đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Bản sao chứng thực có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật về chứng thực không đặt thời hạn chung cho bản sao chứng thực. Tuy nhiên, một số nơi nhận hồ sơ yêu cầu bản sao mới trong một khoảng thời gian nhất định; hỏi nơi nhận để chuẩn bị đúng.
Chứng thực hợp đồng mua bán đất ở xã khác thửa đất có được không?
Chứng thực hợp đồng liên quan đến đất làm tại ủy ban cấp xã nơi có đất. Thửa đất ở Tân An Hội thì chứng thực ở xã Tân An Hội. Nếu chọn công chứng, có thể đến tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi được phép theo quy định.
Cha mẹ già nằm một chỗ thì làm giấy uỷ quyền thế nào?
Có thể đề nghị người chứng thực hoặc công chứng viên đến tận nhà theo quy định, với lý do chính đáng như già yếu, bệnh nặng. Người uỷ quyền phải còn minh mẫn và tự nguyện; nếu không, phải làm thủ tục giám hộ.
Có nên chứng thực sẵn nhiều bản giấy tờ để dùng dần không?
Không cần chứng thực quá nhiều. Nhiều nơi đã tra được dữ liệu điện tử hoặc chấp nhận bản sao điện tử. Chứng thực vừa đủ cho nhu cầu gần, và hỏi nơi nhận hồ sơ trước để khỏi tốn tiền.
Giấy uỷ quyền nhận lương hưu thay cha mẹ làm ở đâu?
Giấy uỷ quyền đơn giản có thể chứng thực chữ ký tại ủy ban xã Tân An Hội. Cơ quan chi trả lương hưu có thể có mẫu và yêu cầu riêng, nên hỏi trước để làm đúng một lần.